Vedtægter for Hviding idrætsforening
§ 1. Navn og hjemsted.
Foreningens navn er Hviding Idrætsforening og er stiftet i 1920
Foreningen har hjemsted i Esbjerg Kommune.
§ 2. Foreningens formål.
Foreningens formål er at styrke det sociale sammenhold i lokalsamfundet gennem samvær om motion, idræt og fair konkurrence i foreningens regi. At sikre foreningens medlemmer gode sociale og sportslige oplevelser.
Foreningens virksomhed er almennyttig og åben for enhver, som tilslutter sig foreningens formål.
§ 3. Medlemskab.
Som aktivt medlem kan optages enhver, som dyrker mindst en aktivitet i foreningen og ikke er i kontingentrestance. Desuden kan optages støttemedlemmer. Såvel aktive som støttemedlemmer har stemmeret ved generalforsamlingen, og er valgbare til bestyrelses- og udvalgsarbejde, efter de i §6 og §8 angivne rettigheder.
Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens vedtægter, eller medlemmet på særlig grov måde har tilsidesat sine medlemspligter. Såvel i sager om udelukkelse og eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmer krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings afgørelse kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægter.
§ 4. Kontingent.
Foreningens kontingent fastsættes for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen. Såfremt ekstraordinære ting opstår kan bestyrelsen ændre kontingentsatserne.
§ 5. Generalforsamlingen.
Generalforsamlingen har med de indskrænkninger, som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle foreningens anliggender.
Den ordinære generalforsamling holdes en gang om året i februar måned.
Generalforsamlingen skal mindst have følgende dagsorden:
- Valg af dirigent.
- Bestyrelsens beretning
- Fremlæggelse af foreningens regnskab
- Fremlæggelse af foreningens budget til godkendelse
- Indkomne forslag
- Fastsættelse af kontingent for medlemmerne
- Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter til foreningens bestyrelse
- Valg af revisor og revisorsuppleant såfremt der modtages tilskud på under 300.000 kr. pr. år. jf. §9
- Eventuelt
Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Denne må ikke være medlem af bestyrelsen.
Adgang til generalforsamlingen har kun de i §3 nævnte medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte have inviteret.
Stemmeret har kun de i §3 nævnte medlemmer. Støttemedlemmer skal dog have været medlem i foreningen i mindst 6 måneder. Hvert medlem har én stemme. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpel stemmeflertal, med mindre andet er bestemt i vedtægterne. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Børn mellem 16 og 18 år har stemmeret på generalforsamlingen, men kan ikke deltage i bestyrelsen med stemmeret.
Forældre til børn under 18 år kan stemme på generalforsamlingen samt deltage i bestyrelsen.
Revisor og revisorsuppleant vælges for 1 år af gangen.
Generalforsamlingen indkaldes ved annoncering i den lokale presse med mindst 1 uges varsel. I indkaldelsen skal det fremgå, at indsendelse af forslag, som ønskes behandlet kan ske indtil 3 dage før generalforsamlingen. Forslag til vedtægtsændringer skal dog indsendes senest 2 uger før.
Kandidater til de ledige bestyrelsespladser opstilles sideordnet på generalforsamlingen, og vælges efter højeste stemmetal. Ved stemmelighed foretages omvalg.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, hvis bestyrelsen beslutter det, eller mindst en tredjedel af foreningens medlemmer begærer det skriftligt, med angivelse af de punkter som ønskes behandlet. Indkaldelse sker i den lokale presse med mindst 14 dages varsel. Den foreslåede dagsorden vedlægges.
§ 6. Bestyrelsens sammensætning og valg.
Bestyrelsen består af 7 personer.
De enkelte bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for to år ad gangen. Genvalg kan finde sted.
3 medlemmer er på valg i lige år og de resterende 4 medlemmer i ulige år. På generalforsamlingen i 2007 vælges således 4 personer for en 2-årig periode.
Følgende personer kan ikke være medlem af bestyrelsen:
- Medlemmer af bestyrelser i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen eller kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen, samt
- Advokater, revisorer og lignende rådgivere for samt ansatte i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer lokaler m.m. til foreningen, eller som kontrollerer udlejer af lokaler m.m. til foreningen samt
- Ejere af lokaler m.m., der udlejes til foreningen.De ovenstående habilitetsregler gælder ikke fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der er almennyttige, og hvis hovedformål er at stille faciliteter til rådighed for børn og unge. Endvidere kan Byrådet fravige habilitetsreglerne, når lejemålet er af uvæsentligt omfang, og når Byrådet skønner, at en fravigelse ikke vil medføre, at uvedkommende interesser får mulighed for at påvirke beslutningsprocessen i den folkeoplysende forening.
§ 7. Bestyrelsens opgaver og virke.
Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen, der repræsenterer foreningen i alle forhold.
Bestyrelsen er ansvarlig overfor Esbjerg Byråd for anvendelse af det modtagne tilskud, for anviste lokaler m.v. og for regnskab og dokumentation for virksomheden.
Bestyrelsen udarbejder årligt en beretning til fremlæggelse på generalforsamlingen. Desuden udarbejdes en særskilt beretning til kommunen.
Bestyrelsen indkalder til generalforsamling mindst én gang årligt.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmøde afholdes mindst 4 gange årligt, og når formanden finder det fornødent, eller når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer kræver det.
Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker skriftligt med 7 dages varsel og med angivelse af dagsorden.
Der udarbejdes beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde, som underskrives af formanden, næstformanden og referenten.
Bestyrelsens beslutningsdygtighed på Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens eller den fungerende formands stemme udslagsgivende.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.
Bestyrelsens beslutningsdygtighed, udenfor bestyrelsesmøder (via mail)
Samtlige 7 bestyrelsesmedlemmer, skal have afgivet svar via mail, ellers bortfalder beslutningsdygtigheden!
Svarmuligheder:
1)For 2) imod 3) mere information/ betænkningstid ønskes!
Såfremt ét eller flere bestyrelsesmedlemmer vedbliver svarmulighed 3, så kan en beslutning ikke indtræffe via mail og en beslutning kan udelukkende ske på et bestyrelsesmøde. Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Bestyrelsesbeslutninger, via mail, skal altid føres til protokol på det efterfølgende bestyrelsesmøde.
§ 8. Budget, regnskab og formueforhold.
Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget til godkendelse på generalforsamlingen.
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen.
Årsregnskabet skal opgøres i henhold til god regnskabsskik og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende krav i lovgivningen.
Tilskudsregnskab skal indsendes til godkendelse i Esbjerg Kommune senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning.
Foreningens midler skal være anbragt i et anerkendt pengeinstitut med undtagelse af den nødvendige kassebeholdning.
§ 9. Revision.
Revisorerne skal hvert år i februar måned gennemgå det samlede regnskab og se, at beholdninger er til stede. Regnskabet forsynes med en påtegning.
Revisorerne har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
Ved samlede tilskud på under 300.000 kr. revideres regnskabet af en af generalforsamlingen valgt revisor. Den valgte revisor må ikke være medlem af bestyrelsen eller beslægtet eller besvogret i op- eller nedstigende linje eller i sidelinien så nær som søskendebørn med nogle af bestyrelsesmedlemmerne.
Ved samlede tilskud på 300.000 kr. eller derover revideres regnskabet af en af bestyrelsen valgt statsautoriseret revisor eller en registreret revisor.
Tilskudsregnskabet skal være revideret i henhold til Folkeoplysningslovens bestemmelser.
§ 10. Tegning.
Foreningen tegnes af formanden og kassereren for bestyrelsen i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer.
§ 11. Hæftelse.
Bestyrelsens medlemmer hæfter personligt for det tilskud, som foreningen eller tilskudsmodtagerne har modtaget efter denne lov, hvis tilbagebetalingskravet er opstået ved retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætligt eller uagtsom. Bestyrelsens medlemmer hæfter i øvrigt ikke personligt for foreningens tilskud efter folkeoplysningsloven.
§ 12. Vedtægtsændringer.
Vedtægtsændringer skal godkendes af generalforsamlingen med 2/3 af de afgivne stemmer.
Vedtægtsændringer skal endvidere indsendes til Esbjerg Kommune, før de er gyldige, for at sikre at de til stadighed opfylder lovens krav.
§ 13. Ophør.
Beslutning om foreningens ophør kan kun tages op på en særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
For at være beslutningsdygtig skal mindst ½ af foreningens stemmeberettigede medlemmer være til stede, og mindst 2/3 af disse skal stemme for forslaget, før foreningen kan opløses.
Er denne ekstraordinære generalforsamling ikke beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor stemmeflertallet afgør, om foreningen skal opløses.
Ved ophør skal evt. overskud anvendes til almennyttige formål indenfor folkeoplysningslovens område.
Vedtaget på generalforsamlingen den 29. Februar 2012.